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Ressourcenplanung für Projektmanager 2022

Author: Simone Kohl

· 5 mins read

Was ist Ressourcenplanung?

Bei der Ressourcenplanung werden die Aufgaben den Mitgliedern eines Teams zugewiesen. Dies erfolgt auf der Grundlage der Kapazitäten und Fähigkeiten für die jeweilige Aufgabe. Das Ziel ist die Maximierung der Effizienz. Mit der Ressourcenplanung können Teams den Einsatz von Ressourcen und Kapazitäten besser planen und so das Budget nicht überschreiten. Mit der Ressourcenplanung weiß das Team immer, wann es was zu tun hat. So kann die Zeit effizient verwaltet werden, so dass niemand überlastet wird. Schließlich sind die Mitarbeiter die wichtigste Ressource für jedes Unternehmen. Darüber hinaus ermöglicht das strategische Ressourcenmanagement dem Unternehmen ein weiteres Wachstum, da Kosten eingespart werden können.

Inhalt eines Ressourcenplans

Um einen Ressourcenplan zu erstellen, können Sie sich die folgenden Fragen stellen:

  • Was sind die Aufgaben des Projektteams?
  • Was ist der Beschaffungsbedarf?
  • Welche Verträge werden gebraucht?
  • Welche Auftragnehmer und Zulieferer werden benötigt?
  • Wie hoch ist das Budget?
  • Wie wird die Leistung gemessen?
  • Was ist die Strategie?

Warum ist sie wichtig?

Die Ressourcenplanung und -verwaltung ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements. Unabhängig davon, ob es sich um ein großes oder ein kleines Unternehmen handelt, ist dies ein wichtiger Teil jedes Unternehmens. Denn Projekte zu managen bedeutet auch, Ressourcen zu verwalten. Werden die Ressourcen nicht richtig geplant, kann entweder Zeit vergeudet werden, wichtige Meilensteine können verpasst werden, oder die Erwartungen können aufgrund falscher Ressourcen nicht erfüllt werden. Projektleiter müssen wissen, welche Ressourcen überhaupt zur Verfügung stehen und wann welche Ressourcen benötigt werden.

Für die Ressourcenplanung gibt es mehrere Ansätze:

  • Enterprise Resource Planning: Dieser Ansatz bezieht sich auf die Kombination von Geschäftsprozessen und Informationen, die verschiedene Funktionen von Unternehmen mit den Dienstleistungen oder Produktentwicklungen verbinden.
  • Materialbedarfsplanung: Hierbei handelt es sich um ein Steuerungssystem für Produktion, Bestand und Terminierung. Der Produktionsplan wird im Detail in Immobilien und Fertigung unterteilt
  • Planung der Ressourcen des Versorgungsunternehmens: Hier wird der Bedarf geschätzt, der mit Versorgungsressourcen gedeckt werden muss.
  • Planung natürlicher Ressourcen: Dies bezieht sich auf die Bewirtschaftung natürlicher Ressourcen wie Wasser, Land, Boden oder Pflanzen

Ressourcenplanung für Teams

Wir haben geklärt, was Ressourcenplanung in der Theorie ist: die Zuweisung von Aufgaben an menschliche und nicht-menschliche Ressourcen.

Aber wie funktioniert das in der Praxis? Die Ressourcenplanung hilft dem Team dabei:

  • Effizienter sein
  • Bessere Qualität liefern
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Verbessern Sie die Beziehung zu Ihren Kunden

Um dies zu erreichen, muss jeder Teil des Projekts anpassbar und nachvollziehbar sein. Dazu gehören Kosten wie Arbeitstage, Stundensätze, Positionsrollen, Fähigkeiten oder Verfügbarkeit. Diese können mit den richtigen Tools geplant werden.

Techniken der Ressourcenplanung

Wichtig für die Ressourcenplanung sind nicht nur die Werkzeuge, sondern auch die Methoden und Techniken.

Diese Techniken gibt es:

  • Häufig verwendet werden Gantt-Diagramme. Da Transparenz der Schlüssel zum Erfolg ist, arbeiten viele Projektmanager mit diesen Diagrammen. Anhand der Balkendiagramme lässt sich schnell erkennen, wie Ressourcen und Aufgaben zusammenwirken.
  • Kanban-Tafeln sind eine weitere beliebte Methode. Manchmal ist auch eine Mischung aus Gantt-Diagramm und Kanban eine gute Möglichkeit, um dem Ressourcenmanager mehr Informationen zu liefern.
  • Um genau zu ermitteln, wie lange ein Projekt dauern wird und welche Ressourcen benötigt werden, können Sie eine Bottom-up-Schätzung vornehmen. Dabei wird das Projekt bis ins kleinste Detail betrachtet
  • Zwei verwandte Techniken sind Ressourcenabgleich und Glättung. Bei der Ressourcenanpassung werden Start- und Endtermine angepasst, bei der Ressourcenglättung werden Aufgaben angepasst.

6 Schritte der Ressourcenplanung

  1. Project Planning  
    • In dieser ersten Phase geht es darum, zu entscheiden, wie das Projekt angegangen werden soll. Auch die benötigten Ressourcen werden hier geklärt und angefordert.
    • Neben den Ressourcen sollten auch die einzelnen Aufgaben aufgelistet werden. Hier muss die Zeit, die die Aufgaben in Anspruch nehmen werden, berücksichtigt und Prioritäten gesetzt werden. Vielleicht müssen einige Aufgaben vorher erledigt werden? Dies muss in dieser Phase berücksichtigt werden.
  2. Hold a Meeting 
    • Dies ist ein notwendiger Bestandteil, denn um optimal planen zu können, müssen alle Teammitglieder über alle relevanten Informationen Bescheid wissen. Mit dieser Besprechung können Sie sicherstellen, dass alle an einem Strang ziehen und alle die gleichen Ziele verfolgen.
    • An diesem Punkt werden dann auch die Ressourcen den jeweiligen Teams zugewiesen. Denn wenn sich mehrere Teams überschneiden, muss gelegentlich ein Kompromiss gefunden werden.
  3. Set Budget and Track Time  
    • Zeit und Budget sind im Projektmanagement eng miteinander verbunden. Mit Hilfe von Tools lassen sich die wichtigsten Projektdaten sowie das Budget und die erfassten Stunden planen. Um ein Budget festzulegen, können Daten aus früheren Projekten analysiert werden, um besser abschätzen zu können, wie viel Budget benötigt wird.
  4. Plan for the Future  
    • Für Projektteams ist es wichtig, im Voraus zu planen. Projektteams müssen planen. Um abzuschätzen, welche Aufgaben in der Zukunft erledigt werden müssen oder welche sofort erledigt werden müssen, ist es eine gute Idee, in die Zukunft zu planen. Sie sollten dann auch Ihr Team darüber informieren.
  5. Update Resource Plan   
    • Es ist wichtig, den Ressourcenplan ständig zu aktualisieren. Denn oft laufen die Dinge nicht wie geplant und es muss auf einige Änderungen reagiert werden. Dabei kann es sich um Hindernisse wie langsame Genehmigungen, unerwartete Abgänge von Teammitgliedern oder unvorhergesehene Änderungswünsche handeln.
  6. Post-Project Analysis  
    • Nach Abschluss des Projekts hilft es, das Projekt erneut zu analysieren und Erkenntnisse zu gewinnen, wie man die Ressourcen beim nächsten Mal noch besser nutzen kann. Hier werden die eingesetzten Ressourcen mit den geplanten verglichen. So wird deutlich, ob mehr oder weniger Stunden benötigt wurden oder ob für bestimmte Aufgaben externe Mitarbeiter notwendig waren.

Die 3 besten Tools zur Ressourcenplanung

  1. Ganttic  
    • Das Ziel von Ganttic ist eine effektive Ressourcen- und Zeitplanung. Es eignet sich für die Verwaltung von Teams und der Ausrüstung. Mit Ganttic können Sie Probleme mit Kapazitäten leicht erkennen. Und es ist auch für alle Branchen geeignet. Daher können Sie es nutzen, um die Planung und Terminierung im Alltag zu erleichtern.
    • Es ist erwähnenswert, dass dieses Tool die Möglichkeit bietet, die Planungsperspektive zu ändern. Sie können selbst entscheiden, ob Sie sich auf die Ressourcen konzentrieren oder die Projektperspektive verwenden möchten.
    • Functions:  
      • Sehen, wer gerade mit welcher Aufgabe beschäftigt ist und ob es wichtige Änderungen gegeben hat
      • Überwachung der eingeplanten Ressourcen
      • Erstellung individueller Sichten auf Ressourcen, Aufgaben oder Projekte, wodurch Projekte besser verwaltet werden können
      • Drag-and-Drop-Funktion zum einfachen Verschieben von Aufgaben
      • Arbeitsbelastung überwachen
      • Möglichkeit zur Integration mit Google Calendar, Outlook Calendar und vielen anderen
    • Preis:
      • Preis: die Software ist für die ersten 10 Ressourcen kostenlos, bei bis zu 20 Ressourcen, liegen die kosten bei 25$ pro Monat.
  2. Teamdeck  
    • Mit diesem Tool lässt sich die Arbeit des Teams planen und messen. Dazu gehören Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Urlaubsplanung und die Erstellung von Berichten über die Anfangsphase zur Überprüfung.
    • Features:  
      • Teamleistung anzeigen
      • Vergleich von Soll- und Ist-Zeiten
      • Finden Sie schnell und einfach die richtige Person für die richtige Aufgabe und prüfen Sie die Verfügbarkeit
      • Virtuelle Teams können optimal zusammenarbeiten
      • Sie können Berichte über die Arbeitsbelastung des Teams, das Budget, die Gehaltsabrechnung und die Anwesenheit mit anderen teilen.
    • Preis:
      • Preis: ab 3,99$ pro Benutzer und zusätzlich 1$ pro Ressource. Außerdem gibt es eine kostenlose Testversion.
  3. Toggl Plan 
    • Dies ist ein einfaches Werkzeug für die Planung und Verwaltung von Zeitplänen. Es ist ideal für kleine Teams.
    • Eigenschaften:
      • Visualisierung von Teamplänen und die Möglichkeit, Teammitglieder aus dem Unternehmen oder Gastnutzer hinzuzufügen.
      • Änderungen am Zeitplan werden automatisch an anderen Stellen berücksichtigt
      • Arbeitsteilung im Zeitplan
      • Möglichkeit zur Integration von Tools wie Google Calendar oder Slack
    • Preis:
      • Preis: Der Team Plan kostet 9$ pro Nutzer im Monat. Der Business-Plan liegt bei 15$ pro Nutzer/Monat. Testen können Sie das Tool 14-Tage lang kostenlos.

Must-Have-Merkmale

  • Gantt-Diagramme
  • Zeiterfassungsbögen
  • Verwaltung der Arbeitslast
  • Warnmeldungen und Echtzeitdaten
  • Berichte
  • Portfolio-Management

Letzte Überlegungen

Ein Tool ist viel praktischer als die Verwendung von Tabellenkalkulationen. Es bietet dem Team einen zentralen Ort, um Zeit und Budget zu planen und verschiedene Änderungen vorzunehmen. Außerdem können Sie damit Ressourcen ermitteln und die richtige Person für die richtige Aufgabe finden. Es bietet also viele Vorteile, um die Projektplanung so einfach wie möglich zu gestalten.

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