Ressourcenplanung für Projektmanager in 2022

Was ist Ressourcenplanung?

Beim Resource Planning werden Aufgaben den Mitgliedern eines Teams zugewiesen. Das basiert auf der Grundlage der Kapazitäten und Fähigkeiten für die bestimmten Aufgaben. Ziel ist es, die Effizienz zu maximieren. Mit der Ressourcen Planung können Teams die Verwaltung der Ressourcennutzung und die Kapazitäten besser vorraussehen und das Budget damit nicht überschreiten. Somit weiß das Team immer woran es wann arbeiten muss, und kann so die Zeit effizienter verwalten, um Überlastungen vorzubeugen. Denn die wichtigste Ressource für jedes Unternehmen sind seine Mitarbeiter. Außerdem kann das Unternehmen durch die strategische Verwaltung der Ressourcen weiterwachsen.

Was enthält ein Ressourcenplan?

Um einen Ressourcenplan zu erstellen, können Sie sich folgende Fragen stellen:

• Welche Aufgaben gibt es für das Projektteam?
• Wie hoch ist der Beschaffungsbedarf?
• Welche Verträge werden benötigt?
• Welche Auftragnehmer und Anbieter werden benötigt?
• Wie hoch ist das Budget?
• Wie wird die Leistung gemessen?
• Wie lautet die Strategie?

Warum ist es wichtig?

Die Ressourcenplanung und das Ressourcenmanagement sind ein wichtiger Teil des Projektmanagements. Egal, ob große oder kleine Unternehmen, für jedes Unternehmen ist dies ein wichtiger Bestandteil. Wenn die Ressourcen nicht richtig geplant werden, kann es sein, dass entweder Zeit verschwendet wird, wichtige Meilensteine verpasst werden oder die Erwartungen durch falsche Ressourcen nicht erfüllt werden können. Projektmanager müssen wissen, welche Ressourcen überhaupt zur Verfügung stehen und wann welche Ressourcen benötigt werden.

In der Ressourcenplanung gibt es verschiedene Ansätze:

• Enterprise Resource Planning: Dieser Ansatz bezieht sich auf die Kombination von Geschäftsprozessen und Informationen, die unterschiedliche Funktionen von Unternehmen mit den Dienstleistungen oder Produktentwicklungen verbinden.
• Materialbedarfsplanung: Darunter versteht man ein Kontrollsystem für die Produktion, den Bestand und die Terminierung. Der Produktionsplan wird detailliert aufgeschlüsselt in Immobilien und Fertigung
• Ressourcenplanung für Versorgungsunternehmen: Damit wird der Bedarf geschätzt, der mit den Versorgungsressourcen gedeckt werden muss
• Planung natürlicher Ressourcen: Das bezieht sich auf die Verwaltung von natürlichen Ressourcen, wie Wasser, Land, Boden oder Pflanzen

Ressourcenplanung für Teams

Was Ressourcenplanung theoretisch ist, haben wir geklärt: die Zuweisung von Aufgaben an menschliche und nicht-menschliche Ressourcen.

Aber wie geht das in der Praxis?

Die Planung der Ressourcen hilft dem Team dabei

• effizienter zu sein
• bessere Qualität zu liefern
• die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen 
• Beziehung zu den Kunden zu verbessern

Damit dies erreicht werden kann, muss jeder Teil des Projekts anpassbar und verfolgbar sein. Dazu gehören kosten wie Arbeitstage, Stundensätze, positionrollen, Qualifikationen oder Verfügbarkeit. Diese lassen sich mit den richtigen Tools planen.

Techniken der Ressourcenplanung

Wichtig für die Ressourcenplanung sind neben den Tools auch die Methoden und Techniken. Diese Techniken gibt es:

• Oft genutzt werden Gantt-Diagramm. Weil Transparenz der Schlüssel zum Erfolg ist, arbeiten viele Projektmanager mit diesen Diagrammen. Die Balkendiagramme bieten eine schnelle Möglichkeit, um zu sehen, wie Ressourcen und Aufgaben zusammenwirken.
• Eine weitere beliebte Methode sind Kanban Boards. Manchmal bietet sich auch eine Mischung aus Gantt-Diagramm und Kanban an, damit der Ressourcenmanager mehr Informationen erhält.
• Um genau zu messen, wie lange ein Projekt dauern wird und welche Ressourcen benötigt werden, können Sie die Bottom-up-Schätzung verwenden. Dabei wird das Projekt bis auf das kleinste Detail betrachtet
• Zwei in Verbindung stehende Techniken sind Ressourcenabgleich und Glättung. Beim Ressourcenabgleich werden Start und Endtermine angepasst und bei der Ressourcenglättung werden die Aufgaben angepasst

Schritte in der Ressourcenplanung 

Projektplanung

In dieser ersten Phase geht es darum zu entscheiden, wie das Projekt angegangen wird. Hier werden auch die benötigen Ressourcen geklärt und angefordert.

Auch die einzelnen Aufgaben sollen neben den Ressourcen aufgelistet werden. Hier muss die Zeit beachtet werden, die die Aufgaben benötigen werden und Prioritäten gesetzt. Vielleicht gibt es auch Aufgaben die vorher erledigt werden müssen? Dies muss in dieser Phase beachtet werden.

Meeting abhalten

Das ist ein notweniger Bestandteil, denn um optimal zu planen, müssen alle aus dem Team über alle relevanten Informationen Bescheid wissen. Mit dieser Besprechung können Sie sicherstellen, dass alle am gleichen Strang ziehen und alle die gleichen Ziele verfolgen.

An dieser Stelle werden die Ressourcen dann auch den jeweiligen Teams zugewiesen. Denn wenn es mehrere Teams gibt, die sich überschneiden, muss gelegentlich ein Kompromiss gefunden werden.

Budget festlegen und Zeit tracken

Zeit und Budget hängen im Projektmanagement eng zusammen. Mithilfe von Tools lassen sich die wichtigsten Projektdaten planen und außerdem das Budget und die erfassten Stunden. Um ein Budget festzulegen, können Daten aus früheren Projekten analysiert werden, damit besser geschätzt werden kann, wie viel Budget benötigt wird.

Für die Zukunft planen 

Für die Projektteams ist es wichtig, vorausschauend zu planen. Um abzuschätzen, was in Zukunft an Aufgaben anfällt oder welche sofort erledigt werden müssen, ist eine Planung in die Zukunft sinnvoll. Auch darüber sollten Sie ihr Team dann informieren.

Resource Plan aktualisieren

Wichtig ist, den Ressourcenplan ständig zu aktualisieren. Denn oft läuft es nicht wie geplant und es kommt zu einigen Änderungen, auf die reagiert werden muss. Das könnten Hindernisse wie zum Beispiel langsame Genehmigungen sein, unerwartete Ausscheidungen von Teammitgliedern oder unvorhergesehene Änderungswünsche.

Analyse nach dem Projekt

Wenn das Projekt beendet wurde, hilft es das Projekt noch einmal zu analysieren und Wissen zu generieren, wie die Ressourcen beim nächsten Mal noch besser eingesetzt werden können. Hier werden dann die Ressourcen, die Sie eingesetzt haben mit denen verglichen, die geplant waren. Dabei stellt sich dann heraus, ob mehr oder weniger Stunden gebraucht wurden oder ob es externe Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben gebraucht hat.

Die 3 besten Planning Tools

1. Ganttic

Ziel von Ganttic ist eine effektive Ressourcen- und Zeitplanung. Es eignet sich für die Verwaltung von Teams und dem Equipment. Probleme mit den Kapazitäten lassen sich leicht erkennen. Und es eignet sich auch für alle Branchen. Deshalb lassen sich damit die Planung und Terminierung im Alltag erleichtern.

Besonders erwähnenswert ist, dass dieses Tool es zulässt die Planungsperspektive zu ändern. Es kann selbst entschieden werden, ob die Ressourcen im Vordergrund stehen oder die Projektperspektive genutzt werden soll.

Funktionen:

• Sehen, wer gerade mit welcher Aufgabe beschäftigt ist und ob es wichtige Änderungen gab 
• Monitoring von Ressourcen, die eingeplant wurden
• Erstellung von individuellen Ansichten auf Ressourcen, Aufgaben oder Projekte, damit werden die Projekte überschaubarer
• Drag and Drop Funktion, zum einfachen verschieben der Aufgaben
• Arbeitsauslastung überwachen
• Möglichkeit für Integrationen mit dem Google Kalender, Outlook Kalender oder vielen anderen

Preis: die Software ist für die ersten 10 Ressourcen kostenlos, bei bis zu 20 Ressourcen, liegen die kosten bei 25$ pro Monat. 

2. Teamdeck

Mit diesem Tool lässt sich die Arbeit des Teams planen und messen. Dies umfasst Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Erstellung von Berichten über die Anfangsphase bis zur Überprüfung.

Funktionen von Teamdeck:

• Leistung des Teams ansehen
• Geplanten und tatsächlichen Zeiten vegleichen
• Richtige Person für die richtige Aufgabe schnell und einfach finden und die Verfügbarkeit überprüfen 
• Virtuelle Teams können optimal zusammenarbeiten
• Berichte zu Teamauslastung, Budget, Gehaltsabrechnung und Anwesenheit abrufbar und diese können auch mit anderen Personen geteilt werden

Preis: ab 3,99$ pro Benutzer und zusätzlich 1$ pro Ressource. Außerdem gibt es eine kostenlose Testversion.

3. toggl plan 

Das ist ein einfaches Tool zur Planung und Verwaltung von Zeitplänen. Es eignet sich optimal für kleine Teams.

Funktionen von Toggl Plan:

• Visualisierung von Teamplänen und Möglichkeit Teammitglieder aus dem Unternehmen oder Gastnutzer hinzuzufügen
• Änderungen am Zeitplan werden an anderen Stellen automatisch berücksichtigt
• Aufteilung der Arbeit in der Zeitleiste
• Möglichkeit der Integration von Tools wie Google Calender oder Slack

Preis: Der Team Plan kostet 9$ pro Nutzer im Monat. Der Business-Plan liegt bei 15$ pro Nutzer/Monat. Testen können Sie das Tool 14-Tage lang kostenlos.

Must-have Funktionen

• Gantt Charts
• Timesheets
• Workload Management
• Alerts and Real-Time Data
• Reports
• Portfolio Management  

Fazit

Ein Tool zur Ressourcenplanung ist um einiges praktischer als die Nutzung von Tabellenkalkulation. Das Team hat damit einen zentralen Ort, an dem die Zeit und Budgets eingeplant werden können und verschiedene Optimierungen vorgenommen werden können. Damit können Sie außerdem die Ressourcen identifizieren und den richtigen Mitarbeiter für die richtige Aufgabe finden. Es bietet also viele Vorteile, um die Projektplanung so einfach wie möglich zu machen.