Zeitmanagement im Projektmanagement

Zeitmanagement ist ein Teil des Projektmanagements. Projektleiter müssen dafür sorgen, dass das Team stets organisiert, effektiv und pünktlich ist. Schließlich ist Zeit bei jedem Projekt eine knappe Ressource. Viele andere Aspekte des Zeitmanagements stehen jedoch nicht in direktem Zusammenhang mit der Einhaltung von Fristen, spielen aber eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Projekts.

Was ist Zeitmanagement im Projektmanagement?

Zeitmanagement ist die Zeit, die für das Management von Projektaufgaben und Projektaktivitäten verwendet wird. Zeitmanagement erfordert Planung, Terminierung, Überwachung und Kontrolle von Projektaktivitäten. Darüber hinaus besteht das Zeitmanagement aus Werkzeugen und Techniken zur Optimierung des Zeitmanagements.

Warum ist Zeitmanagement im Projektmanagement wichtig?

Jedes Projekt hat einen Termin, an dem es endet. Um diesen Termin einhalten zu können, wird ein Zeitplan benötigt, in dem jedes Team seine Zeit selbst einteilen kann. Der. Das Enddatum ist wichtig, um effektiv zu arbeiten und sich auf das Projekt zu konzentrieren. Denn ohne ein Enddatum kann es ständig zu Verzögerungen oder Problemen kommen. Es kann zum Beispiel sein, dass man zu beschäftigt ist, um an bestimmten Aufgaben zu arbeiten, so dass die Aufgabe auf der Aufgabenliste weiter nach hinten geschoben wird. Außerdem können Sie auf Probleme stoßen, die mit einem Zeitplan nicht auftauchen würden, z. B. Lieferungen. Auch hier hilft das Zeitmanagement:

• Untergliederung von Projekten
• Zuweisung von Aufgaben
• Fertigstellung von Projekten innerhalb des Zeitrahmens
• Erfolgreicher und effizienter Abschluss des Projekts

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Zeitmanagement deshalb so wichtig ist, weil das Projekt ohne ein effektives Zeitmanagement entweder nicht rechtzeitig oder gar nicht abgeschlossen werden kann.

Die wichtigsten Prozesse im Projektzeitmanagement

1. Erstellung eines gut definierten Projektplans

Die Planung ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Denn bevor mit den eigentlichen Aufgaben begonnen werden kann, muss zunächst die Planung des Zeitplans erfolgen.

Eine der Aufgaben des Projektleiters ist es, einen Projektplan zu erstellen. Er enthält die Ziele und den Umfang des Projekts. Wenn dieser Plan detailliert und gründlich ist, kann er dem Team eine Menge Zeit und Probleme oder Hindernisse ersparen.

Zu den Fragen, die Sie hier beantworten sollten, gehören u. a.:

• Welche Software soll verwendet werden?
• Wer ist für die Nutzung der Software verantwortlich?
• Wie wird der Zeitplan überprüft?
• Welche Kontrollen sind vorgesehen?

2. Kommunikation mit dem Stakeholder

Ein Problem, das auftreten kann, ist die verzögerte Kommunikation, z. B. mit den Beteiligten. Am besten ist es, die Beteiligten in das Projekt einzubeziehen, damit sie ihre Prioritäten und ihre Aufmerksamkeit für das Projekt nicht verlieren. Dies könnte z. B. durch wöchentliche oder monatliche E-Mails mit einem Überblick über die erledigten Aufgaben geschehen. Je nach Arbeitsweise kann auch Scrum verwendet werden.

3. Definieren Sie Aktivitäten

Sobald der Zeitplan festgelegt ist, können Sie Ihre Aktivitäten für das Projekt definieren. Darin sollten auch wichtige Meilensteine enthalten sein. Um Ihr Team zu unterstützen, können Sie die Aufgaben auch visuell darstellen.

4. Abhängigkeiten festlegen

Sobald alle Aufgaben aufgelistet sind, ist es an der Zeit, die Abhängigkeiten zu ermitteln. Dazu sollten Sie für jede Aufgabe die einzelnen Abhängigkeiten ermitteln. Es ist wichtig, jede Abhängigkeit zwischen den Aufgaben sorgfältig zu definieren, damit ein genauer Plan erstellt werden kann und Verzögerungen vermieden werden können.

5. Abfolge der Aktivitäten

Jetzt kennen Sie also alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, und können sie in eine Reihenfolge bringen. Konzentrieren Sie sich auf die Reihenfolge, in der die Aufgaben des Projekts durchgeführt werden sollen, damit die Arbeit so effizient wie möglich erledigt werden kann.

6. Schätzen Sie Ressourcen und Zeitdauer

Zu den Ressourcen gehören die Mitarbeiter, d. h. Ihr Team. Sie müssen auch bestimmen, welche Werkzeuge, Materialien, Systeme oder Budgets verwendet werden können und welche für die einzelnen Aufgaben relevant sind.

Sie müssen auch die Zeit abschätzen, die für die Durchführung der Aufgaben benötigt wird. Dazu können Sie z. B. Erfahrungen aus früheren Aufgaben heranziehen. Wenn es dafür keine Daten gibt, können Sie die Daten mit dem besten und dem schlechtesten Wert schätzen und den Durchschnitt davon verwenden. Bei der Schätzung müssen Sie auch bedenken, dass ein Teammitglied, das für mehrere Aufgaben zuständig ist, den Zeitplan beeinflussen kann.

Werkzeuge für das Zeitmanagement im Projektmanagement

In den letzten Jahren hat sich das Projektmanagement weiterentwickelt und bietet Projektmanagern viele neue Möglichkeiten und Werkzeuge. Hier sind einige Tools, die beim Zeitmanagement im Projektmanagement helfen können:

1. Kanban-Tafel

Dies ist eine Form des visuellen Projektmanagements. Die Tafel ermöglicht es dem Team, sich einen Überblick über die Aufgaben und das Projekt zu verschaffen. Die Aufgaben werden auf Tafeln dargestellt, die alle wichtigen Informationen enthalten, wie z. B. die verantwortliche Person und das Fälligkeitsdatum.

2. time tracker

Am Ende eines Projekts kann es schwierig sein, die verbrauchte Zeit zu sehen, wenn man sich das Projekt-Dashboard ansieht. Daher ist es wichtig, die benötigte Zeit zu erfassen, um zu sehen, wer wie viel Zeit für welche Aufgaben aufgewendet hat.

Denn eine gute Zeiterfassung für Projekte hilft bei der ungenauen Abrechnung und dem effektiven Management des Teams.

3. Tools für die Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit im Team ist in den meisten Bereichen unerlässlich. Kollaborationswerkzeuge helfen Teams, ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Sie sind so konzipiert, dass sie einem Team helfen, auf sinnvolle Weise zusammenzuarbeiten. Unter Kollaborationswerkzeugen kann alles verstanden werden, was ein Team von mindestens zwei Personen für die Zusammenarbeit nutzt. Die Tools gibt es in verschiedenen Ausführungen und für unterschiedliche Zwecke, aber sie haben alle das gleiche Ziel: die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten zu erleichtern.