Was sind Projekt Management Kennzahlen?

Bei jedem Projekt hat das Team die Möglichkeit etwas zu lernen. Deshalb sind Kennzahlen im Projektmanagement ein wichtiger Faktor, um den Erfolg zu messen und die Durchführung zu analysieren. Egal ob für Kundenprojekte oder interne Projekte, die Kennzahlen helfen dabei, die Ergebnisse des Projekts zu messen. Außerdem bieten die Ergebnisse die Möglichkeit die Prozesse des Teams zu optimieren und effizientere Ergebnisse zu erzielen.

Aber wie? Dies ist durch die Messung und Analyse von Projektmanagement Kennzahlen möglich.

Warum sind Projekt Management Metriken wichtig?

Die Kennzahlen sind eine effektive Methode, um den Projektfortschritt zu messen und zu bewerten. Durch die Messung können Managementprozesse optimiert werden und bestimmte Faktoren einbezogen werden. Durch die Metriken kann auch gemessen werden, inwiefern die Ziele eines Projekts erreicht werden. Das Team bekommt so die Chance die Leistung zu verfolgen und bei Bedarf Optimierungen vorzunehmen.

Was sind die Vorteile?

Mit den richtigen Metriken, bekommen Sie Einblicke in die Leistung des Teams, sowohl als auch aus übergeordneter und individueller Sicht. Dadurch können Arbeitsabläufe analysiert werden und Ineffiziente Prozesse identifiziert und optimiert werden. Ziel davon ist es, zukünftige Projektleistungen verbessern zu können.  

Das Sammeln dieser Daten und Informationen ist nützlich, wenn Sie die Projektmanagementleistung überprüfen wollen. Denn je mehr Daten es gibt, desto genauer können die Erfolge gemessen werden und nachgewiesen werden.

Das ist besonders wichtig, wenn Sie die Verantwortung für das Team tragen. Sie können mit den Kennzahlen deshalb zum Erfolg des gesamten Unternehmens beitragen.

Die Vorteile sind also folgende:

• Optimierte Leistung des Teams   Das Teamniveau kann gesichert werden und durch vorausschauendes Management verbessert werden. Die Kennzahlen sorgen für mehr Sicherheit im Team und tragen dazu bei bessere und fundiere Entscheidungen zu treffen. 
• Produktivität des Teams messen   Die Kennzahlen im Projektmanagement können die Produktivität verbessern. Mit Kennzahlen wie die OTD (On-Time-Delivery) des Projekts gemessen und verbessert werden.  
• Fortschritt verfolgen   Um Hindernisse früh zu erkennen und dafür zu sorgen, dass genügend Zeit da ist, um Korrekturen und Anpassungen vorzunehmen sind die Kennzahlen im Projekt Management hilfreich.  

5 wichtige Metriken für Projekt Manager

Je nach der Komplexität und dem Ziel eines Projektes können verschiedenen Projekt Management Kennzahlen definiert werden. Die wichtigsten sind folgende:

1. Produktivität

An dieser Kennzahl können Projekt Manager beurteilen wie die Ressourcen genutzt werden. Der Gesamtaufwand wird mit dem budgetierten Aufwand verglichen. Wenn es zu zeitlichen Verzögerungen, Problemen mit Lieferanten oder unvermeidbare Umstände kommt, dann kann sich das auf diese Kennzahl auswirken. Die Kennzahl kann von Projekt zu Projekt verwendet werden und auch auf Organisationebene. Denn Sie definiert das Verhältnis zu Input und Output. Ziel ist es, dass möglichst wenig Input möglichst viel Output erzielt.

2. Scope of Work  

Der Umfang wird meistens schon vorher festgelegt, trotzdem können Änderungen und Ergänzungen dies erschweren. Der Umfang umfasst sowohl die Ziele als auch die einzelnen Aufgaben, die nötig sind um die Ziele zu erreichen. Die Anfragen von Änderungen zu beobachten ist wichtig, damit der Zeitrahmen und der Kostenrahmen im Produkt gehalten werden können und diese kontrolliert werden. Außerdem muss sichergestellt werden, dass jeder im Team die Ziele versteht.

3. Kosten

Die Kosten geben den Gesamtbetrag an, der für ein Projekt benötigt wird. Dazu werden alle einzelnen Kosten addiert. Diese zu messen ist ein entscheidender Aspekt im Projektmanagement. Die Kosten hängen mit vielen anderen Variablen wie Qualität, Umfang oder Produktivität zusammen. Wenn die Kosten falsch berechnet werden und sie entweder über oder unter den Prognosen liegen, kann es zu Problemen kommen. Im besten Fall werden die Kosten während des ganzen Projekts im Auge behalten. Denn wenn es zu unerwarteten Kosten kommen sollte, müssen andere Variablen angepasst werden, damit die Ziele des Projekts erreicht werden können.

4. Kundenzufriedenheit

Damit wird die Qualität eines Produktes oder einer Dienstleistung gemessen. Das kann zum Beispiel durch Kundenbefragungen durchgeführt werden. Die Produkte oder Dienstleistungen sollen einen bestimmten Zweck erfüllen. Überwacht werden kann dies durch Einnahmen, Wiederkehrende Kunden, Beschwerden oder Kundenbefragungen.

5. return on investment (ROI)  

Der Return on Investment bezieht sich auf den Wert der Projektergebnisse im Vergleich zum Betrag, der für die Durchführung ausgegeben wurde. Dieser lässt sich als Gleichung ausdrücken: ROI= (Nettonutzen/Kosten) x 100. Jedem Nutzen aus dem Projekt wird ein Wert zugewiesen. Das könnten Kosteneinsparungen, Verbesserungen oder ein Beitrag zum Gewinn sein. Mit der vorher genannten Formel können sie dann die Investitionsrendite des Projekt berechnen.

Wie wählen Sie die richtigen Metriken?

1. einfach und relevant   

Alle verwendeten Projekt Management Metriken sollten leicht zu messen, leicht zu verstehen und für die Ziele und das Unternehmen relevant sein.

2. messbar

Die Metriken sollen genau und messbar sein. Sie dürfen nicht mehrdeutig sein, da das nur zu Verwirrung und uneinheitlichen Analysen führt.

3. Real data must be available

Die Kennzahlen müssen sich durch Daten erklären lassen. Bevor die Messzahl ausgewählt wird, sollten Sie überlegen, ob es dazu Daten gibt und wie diese überprüft werden können.

Implementierung der Metriken

Wenn Sie die Metriken für das Projekt definiert haben, müssen diese implementiert werden. Am besten kommunizieren Sie mit den Beteiligten, damit diese die Bedeutung verstehen und wissen, wie Sie die Metriken nutzen können, um die Performance zu verbessern. Den Beteiligten klare Beispiele geben, wie zum Beispiel: hier sehen Sie, wo es zu Verzögerungen bei der Informationsbeschaffung kommt.

Sie können einen Plan erstellen, in denen die wichtigsten Kennzahlen im Projekt Management aufgezeigt werden und jeder sie einsehen und verstehen kann. Dort können auch Ziele und Strategien wie die Ziele erreicht werden können aufgelistet werden. Wenn alle in Verständnis davon haben, kann mit der Umsetzung begonnen werden.