5 Tipps für virtuelle Teams

Was ist ein virtuelles Team?

Ein virtuelles Team besteht aus seiner Gruppe von Personen, die über die elektronische Kommunikation miteinander interagieren. Sie können sich am gleichen Ort befinden, aber meistens sind die Mitglieder des Teams an verschiedenen Orten. Auch können sie von verschiedenen geografischen Regionen aus arbeiten. Menschen arbeiten also zusammen, ohne physisch zusammen in z.B. einem Büro zu sitzen, ohne die Notwendigkeit physisch anwesend zu sein. Möglich ist dies durch den Einsatz von Online Tools. Dazu gibt es verschiedene Projektmanagement-Tools, die die Zusammenarbeit einfacher gestalten.

Deshalb ist gute Kommunikation und Vertrauen sehr wichtig, um ein erfolgreiches virtuelles Team aufzubauen. Durch die örtliche Entfernung muss die Gruppe Vertrauen in andere Team-Mitglieder haben, damit Missverständnisse vermieden werden.

Weil das “nicht persönliche Kennenlernen” für manche eine Hürde darstellt, gibt es Techniken und Tools im Projektmanagement, die bei der Kommunikation behilflich sind und diese einfacher gestalten.

Warum virtuelle Teams Sinn machen

Es gibt viele Gründe, warum virtuelle Teams sehr sinnvoll sind. Einer davon ist, dass die globale Wirtschaft immer weiterwächst. Deshalb haben viele Unternehmen auch an vielen verschiedenen Orten Geschäftsstellen.

Arbeitsatmosphäre

Ein weiterer Grund ist die Atmosphäre, die durch virtuelle Teams geschaffen wird. Oft sind virtuelle Teams engagierter als welche, die nur am selben Ort arbeiten.

Finanzieller Aspekt

Außerdem spielt der finanzielle Aspekt auch eine Rolle, warum es sich lohnt ein virtuelles Team aufzubauen. Denn Kosten wie Büroräume fallen weg.

Äußerer Einfluss

Virtuelle Teams können von überall aus arbeiten und produktiv sein. Ganz egal, welche äußeren Einflüsse die Arbeit erschweren könnten, das ist für virtuelle Teams kein Problem.

Wie können virtuelle Teams den Mangel an nonverbalen Hinweisen in der Teamkommunikation überwinden?

Zuerst einmal: Was ist nonverbale Kommunikation? Möglich ist diese Art der Kommunikation über Blicke, Mimik, Gestik, unser Auftreten sowie die wie Kleidung, Haare, Make-up oder unsere Körperhaltung. Damit diese beim Gegenüber ankommen, muss er/sie die Signale über seine Sinne aufnehmen und verarbeiten. Sowie bei der verbalen Kommunikation gibt es auch einen Sender (der die Nachricht aussendet) und einen Empfänger, der die Nachricht dekodiert. Dabei kann es zu vielerlei Missverständnissen kommen. Mehr zu verbaler und nonverbaler Kommunikation findet ihr auf unserem Blogpost Effektive verbale und nonverbale Kommunikation. 

Bei virtuellen Teams kann Abhilfe geschaffen werden, indem verschiedene agile Projektmanagement Tools genutzt werden. Hier haben wir einige davon aufgelistet!  

Typen von virtuellen Teams

Es gibt verschieden Typen von virtuellen Teams. Abhängig sind diese von Zielen, Zielsetzung und Rollen der Mitglieder im Team.

Networking teams  

In diesen Teams sind Mitglieder, die ihr Fachwissen zu einem bestimmten Thema teilen. Sie werden bei Bedarf hinzugezogen und können wieder entfernt werden, wenn sie die benötigten Dinge erledigt haben.

Entwicklungsteams

Hier geht es darum verschiedenen Experten zusammenzubringen, die zum Beispiel ein neues Produkt entwickeln. Dafür können Teams aus verschiedenen Ländern zusammengebracht werden, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.

Service teams 

Bei dieser Art arbeitet jedes Mitglied des Teams zu seiner Zeit, also unabhängig von den anderen Teammitglieder. Jedoch baut die Arbeit des einen auf der des anderen auf. Also beendet zum Beispiel ein Team eine Schicht, kann die andere zu einer anderen Zeitzone aufbauend auf der Arbeit starten und die Arbeit fortsetzen.

Management Teams

Diese Teams arbeiten in verschiedenen Regionen und kommen zusammen, um Strategien zu besprechen, die dann jeder selbst in seiner Region ausführt.

Vorteile von virtuellen Teams

Wie oben erwähnt, bringen virtuelle Teams viele Vorteile mit sich:

• Weniger Bürokosten  Durch die Arbeit von Zuhause aus, fallen keine Kosten für Büroräume oder ähnliches an  
• Flexibilität  Das Team hat mehr Flexibilität und kann sich die Arbeit freier einteilen  
• Mehr Produktivität  Durch das Wegfallen von Arbeitsweg und Reisen, kann die Zeit produktiver genutzt werden  
• Bessere Mitarbeiter  Dadurch, dass die Mitarbeiter von überall auf der Welt eingestellt werden können, hat das Unternehmen mehr Möglichkeiten bei der Personalsuche.  

Nachteile

Es gibt aber auch einige Nachteile:

• Technische Probleme  Für virtuelle Teams sind das Internet und Computer unverzichtbar. Deswegen kann es bei technischen Problemen zu Schwierigkeiten kommen, die die Arbeit verzögern oder verhindern.
• Kommunikation  Bei der Kommunikation muss sehr darauf geachtet werden, wie optimal kommuniziert wird, damit Vertrauen und der Austausch von Wissen und Informationen nicht ins Stocken gerät.  
• Teambuilding  Weil sich das Team nicht persönlich trifft, kann  eine erschwerte Bindung wie man sie sonst kennt aufgebaut werden. Dann kann es zu Missverständnissen oder weniger Effektivität bei der Zusammenarbeit kommen.  

5 Tipps für den Aufbau eines virtuellen Teams

Hier möchten wir 5 Tipps geben, wie man eine Kultur in einem virtuellen Team aufbauen kann.

1. Onboarding  

Weil der erste Eindruck zählt, ist auch der erste Kontakt bei einem virtuellen Team entscheidend. Wenn sie das Onboarding für den Mitarbeiter so angenehm wie möglich gestalten, ist auch die Wahrscheinlichkeit größer, dass das Teammitglied zufrieden ist und länger im Team bleibt. Beim Onboarding kann der neue Mitarbeiter in die Aufgaben und die Unternehmenskultur eingeführt werden.

Entweder kann der Teamleiter das Onboarding so gestalten, dass der Mitarbeiter die erste Woche im Büro verbringt und die Gelegenheit hat sich allen vor Ort arbeitenden Mitarbeitern vorzustellen oder Sie stellen den Mitarbeiter auf andere Weise dem Team vor, zum Beispiel in einem Video-Meeting.

2. Vermittlung der Arbeitskultur

Nach dem Onboarding endet die Vermittlung der Werte aber noch nicht. Wenn die Grundwerte vermittelt werden können, geht es darum ein angenehmes virtuelles Arbeitsumfeld zu schaffen. Dazu ist ein strategisches System ratsam. Ohne Strategie ist es schwierig die Kernwerte des Unternehmens immer weiter zu stärken und die Mitarbeiter zu überzeugen.

Die Mitarbeiter sollten auch bei einem virtuellen Team ein Verständnis für die Werte des Unternehmens haben. Sie als Teamleiter sollten sicherstellen, dass das Team auch danach lebt. Das kann bei großen Teams auch zur Herausforderung werden. Um den Mitarbeitern die Werte zu vermitteln, sollten die Werte in aktive Ziele umgewandelt werden.

3. Mitarbeitern ein Team-Gefühl geben

Das wichtigste ist, dass sich das Team auch als Team fühlt. Das kann manchmal schwieriger in virtuellen Teams sein, da man sich eher nicht persönlich trifft. Doch dieses Gefühl sollten sie schaffen, damit das Team sich auch als solches fühlt. Das kann man durch gemeinsame Ziele umsetzen. Durch das Erarbeiten von gemeinsamen Zielen, fühlt sich das Team mehr zusammengehörig. Außerdem ist es wichtig transparent zu sein und die Rollen im Team klar zu definieren. Auch die Beiträge der Mitarbeiter und den Fortschritt transparent zu kommunizieren, hilft dabei.

4. Vorausschauende Planung

Achten Sie darauf, dass das Team rücksichtsvoll miteinander kommuniziert, und betonen Sie auch die Wichtigkeit dessen. Am besten denken Sie immer ein paar Schritte voraus. Bei einem virtuellen Team ist es zum Beispiel schwieriger z.B. auf Änderungen in letzter Minute einzugehen, da sich ein Teammitglied vielleicht gerade nicht in derselben Zeitzone befindet. Deshalb sollten Sie vorausplanen, um solche Fälle zu vermeiden.

5. Auch mal persönlich Treffen

Zum Schluss ein weiterer Tipp: Treffen Sie sich auch mal persönlich. Die persönliche Interaktion stärkt die Zusammenarbeit noch einmal zusätzlich. Je nach Unternehmen kann dies anders umgesetzt werden, ob zur jährlichen Feier oder zum monatlichen Kaffeetrinken, das ist jedem selbst überlassen.

Fazit

Mit ein paar einfachen Tipps lässt sich ein virtuelles Team leicht aufbauen und bringt so, viele Vorteile mit sich, die sich für ihr Unternehmen bestimmt lohnen. Mit guter Kommunikation und Vermittlung der Unternehmenswerte sollte dies kein Problem werden.